I documenti devono essere firmati da persone che abbiano la propria firma depositata per la legalizzazione. Quindi è fondamentale informare, al momento della richiesta dello stesso, che il documento è destinato all'estero e sarà legalizzato. Non tutte le persone hanno la firma depositata!

Prima di consegnare il documento al traduttore, bisogna farlo legalizzare. Si può fare presso la Prefettura, ad esempio, per lo stato di famiglia, atti di nascita, certificati di residenza, ecc.

La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica. Per questo è importante richiedere, ad esempio al proprio notaio, di legalizzare il documento presso la Procura dove ha la sua iscrizione all'Albo.

Questa legalizzazione serve a certificare la validità dei documenti stessi. Senza non sono validi tranne che sul territorio italiano. Solitamente si fa mediante L'Apostille per i paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja. Per i paesi non aderenti, ad esempio Cuba, si procede ad una legalizzazione diversa che però non comporta cambiamenti nella procedura per il richiedente.

Una volta legalizzato il documento, è possibile consegnarlo al traduttore.

A questo punto, si unisce la traduzione al documento originale (o copia conforme) ed il traduttore provvede all'asseverazione, cioè presta un giuramento. Si ottiene così una “traduzione asseverata” o “Giurata”. Ma così composto, il documento non è ancora completo. Manca una seconda legalizzazione.

Questa seconda legalizzazione, la realizza il traduttore in Italia, ed è volta a legalizzare la firma della persona che ha raccolto il suo giuramento, impiega circa 3 giorni fra la presentazione e la riconsegna del documento. A questo punto, con la doppia legalizzazione, l’originale tradotto è pronto per essere presentato all'estero.

Se si rispetta questa procedura è possibile evitare di doversi rivolgere alle autorità consolari estere presenti sul territorio italiano. I documenti così conformati possono essere direttamente presentati all'estero.

Se ha bisogno di più di una copia per documento, è possibile ottenere le copie conformi all'originale recandosi in comune fra la prima legalizzazione e la traduzione. In questo modo, sarà presente anche nella traduzione il timbro di conformità della copia. Potrà inoltre conservare l’originale per eventuali gestioni future senza mettere a rischio la validità del documento tradotto, asseverato e legalizzato.